Síngula DOCS by DDO é um sistema informatizado de arquivos de documentos digitalizados e de controle de guarda de documentos e objetos físicos. Trata-se de um módulo independente, e vendido separadamente, do produto DDO Privatus ERP software.
Nesta categoria de contrato, o contratante compra a licença de uso do sistema por um ano, haverá apenas o fornecimento de software gerenciador de documentos, o Síngula. Assume-se, aqui, que o contratante esteja familiarizado com a ferramenta e que possui habilidades de implantação e de manuseio, sem qualquer ajuda ou interferência da empresa DDO.
| Direitos adquiridos com a contratação |
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| Manual do usuário impresso (instalação e uso) |
| Auxílio na instalação e configuração (por telefone, Skype ou WhatsApp - 1 hora técnica grátis) |
| Auxílio no treinamento do usuário administrador (por telefone, Skype ou WhatsApp - 1 hora técnica grátis) |
| Sem limite de número de documentos inclusos |
| Funciona no navegador de internet (para uso em tablets, smartphones, etc.) |
São estruturas simples, baratas, porém organizadas de forma a prover razoável segurança contra extravios e permitir fácil manipulação dos documentos.
Observemos que todos os armários são etiquetados com números de identificação, todas as prateleiras são etiquetadas, todas as caixas são etiquetadas e todos os documentos, nas caixas, são etiquetados. As etiquetas de código de barras permitem organização física e digital dos conteúdos.
No exemplo acima, estamos pesquisando todos os documentos do departamento selecionado, arquivados a partir de 01/04/2022, e contenham, na descrição, a frase "energia elétrica". O resultado é:
Vamos escolher o primeiro dos três documentos listados, aquele de n.º de cadastro 1408927517, e vamos clicar sobre o código dele ou sobre a descrição:
O sistema está nos informando, então, que tal documento está arquivado na sala n.º 7, no Armário n.º 15, na prateleira n.º 4 daquele armário, e, no interior da pasta, ou caixa, n.º 227. Informa, ainda, que tal documento é um do tipo "BOLETOS BANCÁRIOS".
Se o contratante possuir página de sua empresa na internet, poderá integrar o sistema Síngula com o seu site de forma que usuários externos possam fazer downloads de documentos arquivados sob a plataforma. Bastará, no cadastro do documento, que se marque a caixa "Mostrar no site".
No site do contratante é colocado uma caixa de acesso restrito, cujo código-fonte é fornecido pela Empresa DDO. Quando seus clientes autorizados fizerem login, será exibida uma lista de documentos disponíveis para download. Em nosso exemplo, o usuário deu permissões de acesso ao Banco Safra. Após o login será visualizado: observemos que, também, haverá a opção para o cliente do contratante enviar arquivos para o site do contratante, na função upload, caso o contratador entenda a função necessária.
